KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI POLİTİKASI

PERSONAL DATA PROTECTION AND DESTRUCTION POLICY

DEBAK DENİZLİ BAGALİT KALIP SAN. VE TİC. A.Ş.

Amaç ve Kapsam

Bu politika, DEBAK DENİZLİ BAGALİT KALIP SAN. VE TİC. A.Ş. (“DEBAK A.Ş.”) tarafından faaliyetleri kapsamında elde edilen kişisel verilerin  aklanması, korunması ve imha edilmesine ilişkin esas ve usulleri belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. Kişisel veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin  Korunması Kanunu (KVKK), ikincil mevzuat ve ilgili diğer yasal düzenlemelere uygun olarak işlenir ve saklanır.

Saklama İlkeleri

Kişisel veriler, Kişisel Veri Envanteri’nde belirlenen ve VERBIS’te kamuya açık şekilde ilan edilen saklama süreleri dâhilinde, fiziksel veya elektronik  ortamlarda güvenli bir şekilde saklanır. Veriler; hukuka uygunluk, dürüstlük, doğruluk, güncellik, ölçülülük ve güvenlik ilkelerine uygun olarak muhafaza edilir.

Saklama Sürelerinin Belirlenmesi

Bir yasal yükümlülük kapsamında belirli bir saklama süresi öngörülmüşse, bu süre uygulanır ve Kişisel Veri Envanteri’nde kayıt altına alınır. Açık rıza  veya diğer işleme şartlarına dayalı olarak toplanan veriler için ise, ilgili faaliyetin yerine getirilebilmesi için gerekli süre kadar saklama yapılır. Saklama süreleri belirli zaman dilimleri (ay/yıl) veya koşullu ifadeler (örneğin “...bitimine kadar”) şeklinde tanımlanabilir.

Saklama Ortamları

Her bir kişisel veri kategorisinin hangi fiziksel veya elektronik ortamda saklandığı Kişisel Veri Envanteri’nde tanımlanmaktadır. DEBAK A.Ş., verilerin  güvenliğini sağlamak amacıyla gerekli teknik ve idari tedbirleri alır.

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonimleştirilmesi

Saklama süresinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkmasıı hâlinde, DEBAK A.Ş. kişisel verileri kendiliğinden veya veri sahibinin talebi  üzerine siler, yok eder veya anonim hâle getirir. Silinen veya yok edilen veriler geri getirilemez veya tekrar kullanılamaz.

Birden Fazla Amaçla İşlenme Durumu

Bir veri birden fazla amaçla işlenmişse, tüm işleme amaçları sona erdiğinde ve yasal bir zorunluluk bulunmadığında veri silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Meşru Menfaat Kapsamında Saklama

DEBAK A.Ş.’nin meşru menfaatinin bulunması hâlinde ve bu durum veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, kişisel veriler yasal olarak izin verilen süre boyunca saklanabilir. Bu sürenin sona ermesinin ardından veriler silinir, yok edilir veya anonimleştirilir.

Gözden Geçirme ve Güncellemeler

Bu politika, mevzuat değişiklikleri ve DEBAK A.Ş.’nin veri işleme uygulamalarındaki gelişmelere göre düzenli olarak gözden geçirilir ve güncellenir.

Purpose and Scope

This policy outlines the principles and procedures applied by DEBAK DENİZLİ BAGALİT KALIP SAN. VE TİC. A.Ş. (“DEBAK A.Ş ”) for the protection, storage, and destruction of personal data collected within the framework of its activities. Personal data are processed  and stored in accordance with the Law on the Protection of Personal Data No. 6698 (KVKK), secondary legislation, and other relevant national and international regulations

Definitions

  • Destruction: Refers to the deletion, destruction, or anonymization of personal data.

  • Recording Medium: Any medium containing personal data, whether fully or partially automated, or processed manually as part of a data recording system.

  • Periodic Destruction: The deletion, destruction, or anonymization process that is carried out automatically at recurring intervals as specified in this policy, when the legal conditions for processing personal data no longer exist.

  • Data Recording System: A structured system where personal data is processed based on specific criteria.

Principles of Retention

Personal data are securely stored either physically or electronically within the protection periods defined in the Personal Data Inventory and publicly announced in VERBİS. They are retained in accordance with the principles of lawfulness, fairness, accuracy,  proportionality, and security.

Determination of Protection Periods

If a legal obligation stipulates a specific retention period, such period is applied and recorded in the Personal Data Inventory. For data processed based on explicit consent or other lawful grounds, retention periods are determined according to the duration necessary to fulfill the purpose. Protection periods may be expressed as specific durations (months/years) or conditionally (until the end of…).

Storage Environments

Each personal data category’s storage environment (physical or electronic) is specified in the Personal Data Inventory. DEBAK A.Ş. takes necessary technical and administrative measures to ensure data security.

Deletion, Destruction, and Anonymization

Upon expiration of the retention period or the end of the processing purpose, DEBAK A.Ş. sha ll delete, destroy, or anonymize personal data either automatically or upon the data subject’s request. Once deleted or destroyed, data cannot be recovered or reused.

Multiple Processing Purposes

If data have been processed for multiple purposes, they will be deleted, destroyed, or anonymized once all purposes cease, unless otherwise required by law.

Protection Based on Legitimate Interest

Where DEBAK A.Ş. has a legitimate interest and such processing does not harm the data subject’s fundamental rights, the Company may retain personal data even after the initial purpose has expired, provided this is permitted under the law. Afterward, data will  be deleted, destroyed, or anonymized.

Review and Updates

This policy is reviewed periodically and updated in line with changes in legislation or Company data processing practices.